Ada yang sudah tahu atau belum tahu apa itu Mail Merge? Mungkin bagi beberapa orang yang sering ditugaskan untuk mengirim sebuah surat pasti sudah tidak asing lagi dengan fitur yang satu ini.
Karena pada dasarnya Mail Merge memang sangat membantu para pekerja dalam membuat dan mengirim sebuah surat dengan jumlah yang banyak dalam sekali proses saja.
Kenapa bisa demikian? Coba kita bedah berdasarkan kasus yang ada di lapangan.
Misalnya kamu disuruh untuk membuat surat yang nantinya akan disebarkan ke 70 orang penerima. Jika kamu buat surat itu satu persatu tentu akan membuang-buang waktu dan kesannya tidak efektif.
Memang isi surat yang dilampirkan itu sama, tetapi jika judul kop surat yang berisi alamat dan nama si penerima berbeda-beda, apa gak capek ngetik atau buat satu-persatu kop surat tersebut.
Nah, dengan memanfaatkan fungsi Mail Merge ini, kamu bisa dalam satu kali kerja saja tanpa repot buka project baru dan menempelkan template kop surat untuk.diisikan identitas masing-masing dari si penerima.
Fungsi Mail Merge dapat mempersingkat waktu kalian dalam contoh kasus diatas, intinya secara teknis pembuatan data Mail Merge merupakan fasilitas yang telah disediakan oleh developer Microsoft untuk memungkinkan para pengguna menggabungkan dua data yang berbeda menjadi satu.
Dua data yang dimaksud disini yakni satu dokumen inti dan satunya lagi dokumen source yang isinya adalah data penerima surat-surat tersebut.
Untuk gambaran jelasnya, kamu siapkan dua buah dokumen. Untuk dokumen pertama tersebut merupakan isi dari surat yang akan dikirim, kemudian dokumen yang kedua merupakan kumpulan nama lengkap beserta data diri lainnya yang dikemas dalam bentuk tabel.
Nantinya antara dokumen satu dengan dokumen dua akan di compare untuk kemudian secara otomatis sistem membagikan identitas penerima kedalam isi surat sampai sesuai jumlahnya.
Keunggulan Menggunakan Mail Merge
Jika kamu seorang pegawai kantoran dan memang bertugas di bagian administrasi atau humas, gak rugi kalau coba fungsi Mail Merge ini, sebab kamu akan mendapatkan keuntungan seperti :
- Mempermudah dan mempercepat pekerjaan kantor.
- Efisiensi waktu, sehingga kamu setelah mengerjakan tugas ini dapat menyelesaikan tugas yang lainnya.
- Dapat terhindar dari kesalahan input data.
- Masing-masing lembar dapat di edit, sehingga jika ada note khusus yang harus disertakan di beberapa penerima, kamu dapat mengeditnya.
- Penataan administrasi jadi rapi, dokumen pun terlihat jelas dan gampang di kategorikan.
Persiapan Sebelum Membuat Mail Merge
Selain kita menjelaskan fungsi Mail Merge, belum sah kalau dalam pembahasan kali ini kita juga sertakan tutorial atau panduan dalam membuat Mail Merge lewat Microsoft Word. Namun sebelum itu ada dua hal yang wajib kamu siapkan sebelum membuat Mail Merge ini.
Seperti yang kita katakan diatas, Mail Merge membutuhkan dua jenis data dokumen, pertama yaitu dokumen inti yang berisi tentang surat termasuk strukturnya, kemudian data kedua berisi tentang data source atau sumber acuan yang isinya adalah identitas dari penerima surat tersebut.
Nantinya secara otomatis sistem di Word akan mengisi data identitas nama masing-masing penerima surat secara otomatis.
Jadi silahkan siapkan dokumen surat, buat sesuai dengan isi lampiran yang akan kamu sampaikan kepada pihak penerima.
Kemudian data source bisa kamu buat di Microsoft Excel.
Cara Membuat Mail Merge
Langkah 1. Blok Data Dari Excel
Buka Microsoft Excel, kemudian isi data identitas si penerima. Contohnya mengisi nama, mengisi alamat, mengisi jabatan, kalau bisa didepan nama diberi jabatan entah itu bapak, ibu, saudara, mungkin pangkat-pangkat tertentu bisa disertakan.
Buat data tersebut dalam format tabel.
Langkah 2. Atur Border Pada Tabel
Agar terlihat rapi, silahkan bikin garis tabel menggunakan fitur Borders. Pastikan data sudah lengkap dan fix untuk disebarkan ke isi suratnya.
Mau bikin garis di dokumen Word ? Simak cara membuat garis di Word dengan mudah.
Langkah 3. Rename Sheet Excel
Rename bagian sheet excel database tersebut, karena penggunaan nama pada sheet ini akan berpengaruh ketika memasukkan Mail Merge ke Word. Caranya klik kanan sheet tersebut, kemudian tekan Rename. Ubah nama βData Penerima Suratβ.
Langkah 4. Simpan File Excel Dalam 1 Folder Dengan Word
Simpan file database dengan nama terserah, taruh file berikut didalam folder yang mudah dijangkau agar nanti gak bingung ketika memasukkannya ke Word.
Langkah 5. Buat File Word Untuk Isi Surat
Buka Microsoft Word, pastikan kamu sudah menyiapkan isi surat lengkap bersama dengan strukturnya. Nah sebelum masuk ke fungsi Mail Merge, silahkan desain kop surat dengan pengisian format identitas penerima namun biarkan kosongan. Jadi seperti Nama : , diikuti Alamat :, kemudian Jabatan : dan seterusnya.
Langkah 6. Mulai Membuat Mail Merge
Mulai aktifkan fitur Mail Merge, caranya buka menu tab Mailings β€ Start Mail Merge β€ Step By Step Mail Merge Wizard. Setelah itu tunggu sampai muncul jendela popup di bagian kanan.
Mau membuat undangan aqiqah menggunakan Microsoft Word ? Silahkan ikuti cara membuat undangan aqiqah dengan mudah.
Langkah 7. Atur Menjadi Letters
Silahkan kamu pilih jenis dokumen yang akan kamu buat, jika ingin membuat surat silahkan sesuaikan dan pilih Letter. Kemudian tekan tombol Next : Starting Document.
Langkah 8. Gunakan Current Document
Pada bagian ini kamu bisa tekan Use the current document, karena file yang akan diedit sudah kamu buka dan siap dibuatkan Mail Merge. Jika sudah dicentang silahkan klik Next : Select recipients.
Langkah 9.Gunakan Existing List
Karena kita sudah menyiapkan dokumen source di Microsoft Excel tadi, maka silahkan centang bagian Use an existing list. Selanjutkan klik browse di bawahnya untuk mengambil data source di dalam folder. Silahkan cari file data source excel tersebut dan masukkan.
Nanti akan muncul jendela kecil, disana tersedia sheet yang kamu rename tadi, dan klik sheet tersebut lewat tombol Open.
Setelah itu tekan Next : Write Letter.
Langkah 10. Masukkan Field Dari Excel
Letakkan kursor di samping judul template identitas surat, lalu klik tombol Insert Merge Field dan sesuaikan judul dan posisi kursornya. Jika kamu ingin mengisi nama, silahkan pilih judul nama di bagian Insert Merge Field. Jika ingin mengisi alamat, letakkan kursor di alamat kam klik Insert Merge Field alamat dan seterusnya.
Untuk melihatnya bisa tekan Preview Result.
Kamu cukup isikan di satu buah lembar saja, karena sisa lembarnya akan terisi dengan otomatis lewat program Word Mail Merge ini.
Mau cetak amplop dengan ukuran yang tepat dan pas ? Tutorial cara print amplop di WordΒ ini akan membantumu.
Langkah 11. Klik Finish and Merge
Terakhir jika semuanya sudah bisa klik tombol Finish and Merge β€ Edit Individuals Document, dan nanti akan muncul Word baru dengan format judul Letter. Nanti tampilan Word akan menduplikat sebanyak data yang kamu isi, jika ada 5 orang maka data secara otomatis akan memperbanyak 5 lembar.
Akhir Kata
Bagaimana fungsi Mail Merge sangat praktis bukan? Kamu cukup lakukan metode diatas dan ikuti langkah-langkahnya agar proses pembuatan surat kamu lebih efisien. Semoga bermanfaat.
