Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word [+Gambar]

Cara Membuat Mail Merge
Cara Membuat Mail Merge

Salah satu fitur yang bisa kita gunakan di Microsoft Word adalah Mail Merge. Bagi yang belum tahu, fitur ini dapat memudahkan user dalam membuat suatu dokumen misalnya surat, undangan, label, amplop, tag nama atau database lainnya yang memiliki satu isi namun ingin dikirim ke beberapa banyak penerima.

Perlu diperhatikan proses pembuatan Mail Merge ini terbilang sangat rumit karena disini kamu bakal menemukan 6 langkah yang harus diisi stau persatu, sehingga diperlukan ketelitian dan sering berlatih agar terbiasa dalam menggunakannya.

Cara Membuat Mail Merge di Word (Cukup 6 Langkah)

Berikut adalah tutorial step per step pembuatan Mail Merge di Microsoft Word :

  1. Buka Microsoft Word yang sudah kamu siapkan atau buat yang baru.
  2. Pilih menu ribbon “Mailings“.
    Kik Tab Mailings
    Kik Tab Mailings
  3. Dan klik bagian “Start Mail Merge” setelah itu kamu tekan “Step-by-step Mail Merge Wizard“.
    Pilih Start Mail Merge
    Pilih Start Mail Merge
  4. Setelah itu akan muncul panel disamping kanan untuk memulai langkah 1.

Langkah 1. Mulai Membuat Mail Merge di Word

Mulai Membuat Mail Merge di Word
Mulai Membuat Mail Merge di Word
Klik Next Starting document
Klik Next Starting document

Disini kamu akan disuguhkan dengan beberapa jenis dokumen, namun contoh kali ini kita akan pilih Letters lalu setelah itu tekan β€œNext : Starting document”.

Langkah 2. Memilih Dokumen yang Dijadikan Mail Merge

Klik Next Select recipients
Klik Next Select recipients

Pilih β€œUse the current document” karena disini kita sudah membuka dokumen yang akan dibuat mail merge-nya. Setelah kamu pilih kemudian tekan β€œNext : Select recipients” untuk melanjutkan step 3.

Bagaimana membuat garis kop surat di Word ? Belum tahu ? Ikuti cara membuat garis kop surat word.

Langkah 3. Memilih Data

Memilih Data untuk Mail Merge
Memilih Data untuk Mail Merge

Disini Word membutuhkan data si penerima sehingga nantinya sistem dapat secara otomatis menempatkan data setiap dokumen per dokumen. Jika kamu sudah punya list data yang dibuat di buku kerja Excel atau Wizard Mail Merge bisa pilih β€œUse an existing list”, tapi jika belum punya pilih β€œType a new list”.

  1. Pilih β€œType a new list” dan klik β€œCreate”.
  2. Setelah muncul tabel seperti ini, tinggal kamu isi data dari si penerima.Cara Membuat Mail Merge di Microsoft Word [+Gambar] 11
  3. Tekan β€œNew Entry” jika ingin menambahkan penerima.
  4. Setelah itu tekan β€œOK” dan save di folder.
    Menyimpan Data Mail Merge
    Menyimpan Data Mail Merge
  5. Jika sudah disave maka sistem akan muncul β€œMail Merge Recipients” list, bila ada daftar penerima yang tidak ingin kamu undang bisa hilangkan checklist.
    Menghilangkan Salah 1 Data Mail Merge
    Menghilangkan Salah 1 Data Mail Merge
  6. Terakhir tekan β€œOK”.

➑️ Kalau sudah yakin tekan β€œNext: Write your letter” untuk masuk ke step 4

Langkah 4. Menempatkan Data Mail Merge ke Dokumen

Karena pada tujuannya Mail Merge ini adalah membuat salinan dari surat yang sama ke beberapa penerima, Step 4 ini kamu disuruh untuk mengatur format dari data si penerima seperti nama dan alamat.

  1. Tempatkan dulu cursornya.
    Tempatkan Kursor di Dokumen
    Tempatkan Kursor di Dokumen
  2. Menuju ke β€œInsert Merge Field” dan pilih sesuai format yang kamu inginkan.
    Memasukkan Data Mail Merge
    Memasukkan Data Mail Merge
  3. Klik β€œTittle”,”First_Name”, β€œLast_Name” untuk memasukan indentitas nama.
    Mulai Menata Data Mail Merge di Dokumen
    Mulai Menata Data Mail Merge di Dokumen
  4. Letakan cursor dibawahnya untuk menyisipkan β€œAddress Line” dan β€œCity”.
    Menambahkan Data Lain
    Menambahkan Data Lain
  5. Bila sudah pas, langsung saja ke step berikutnya dengan menekan β€œNext; Complete the merge”.
    Proses Menata Data Selesai
    Proses Menata Data Selesai

Cetak surat hanya hitam putih tanpa warna ? Ikuti tutorial cara print hitam-putih Word tanpa warna sama sekali.

Langkah 5. Melihat Preview Mail Merge

Preview akan muncul untuk memastikan informasi yang sudah kamu insert benar atau salah. Gunakan panah β€œ>>” untuk melihat preview surat lainnya.

Melihat Hasil Preview Mail Merge yang Dibuat
Melihat Hasil Preview Mail Merge yang Dibuat

➑️ Jika dirasa sudah benar, maka klik β€œNext: Complete the merge”.

Langkah 6. Mencetak Hasil Mail Merge

  1. Tekan print untuk mencetak surat.
    Mulai Mencetak Hasil Mail Merge
    Mulai Mencetak Hasil Mail Merge
  2. Nanti akan muncul dialog kecil lalu pilih β€œAll” untuk mencetak semua surat.
  3. Terakhir pilih β€œOk”.

Gimana mudah bukan ? Jika kamu masih merasa kesulitan dalam membuat mail merge, silahkan tulis pertanyaanmu di kolom komentar ya.

Mimin usahakan secepatnya untuk membalas komentarmu. Sekian dan sampai jumpa di tutorial selanjutnya.

Ivan Aveldo
Suka hal yang bertopik teknologi.