Salah satu fitur yang bisa kita gunakan di Microsoft Word adalah Mail Merge. Bagi yang belum tahu, fitur ini dapat memudahkan user dalam membuat suatu dokumen misalnya surat, undangan, label, amplop, tag nama atau database lainnya yang memiliki satu isi namun ingin dikirim ke beberapa banyak penerima.
Perlu diperhatikan proses pembuatan Mail Merge ini terbilang sangat rumit karena disini kamu bakal menemukan 6 langkah yang harus diisi stau persatu, sehingga diperlukan ketelitian dan sering berlatih agar terbiasa dalam menggunakannya.
Cara Membuat Mail Merge di Word (Cukup 6 Langkah)
Berikut adalah tutorial step per step pembuatan Mail Merge di Microsoft Word :
- Buka Microsoft Word yang sudah kamu siapkan atau buat yang baru.
- Pilih menu ribbon “Mailings“.
Kik Tab Mailings - Dan klik bagian “Start Mail Merge” setelah itu kamu tekan “Step-by-step Mail Merge Wizard“.
Pilih Start Mail Merge - Setelah itu akan muncul panel disamping kanan untuk memulai langkah 1.
Langkah 1. Mulai Membuat Mail Merge di Word


Disini kamu akan disuguhkan dengan beberapa jenis dokumen, namun contoh kali ini kita akan pilih Letters lalu setelah itu tekan βNext : Starting documentβ.
Langkah 2. Memilih Dokumen yang Dijadikan Mail Merge

Pilih βUse the current documentβ karena disini kita sudah membuka dokumen yang akan dibuat mail merge-nya. Setelah kamu pilih kemudian tekan βNext : Select recipientsβ untuk melanjutkan step 3.
Bagaimana membuat garis kop surat di Word ? Belum tahu ? Ikuti cara membuat garis kop surat word.
Langkah 3. Memilih Data

Disini Word membutuhkan data si penerima sehingga nantinya sistem dapat secara otomatis menempatkan data setiap dokumen per dokumen. Jika kamu sudah punya list data yang dibuat di buku kerja Excel atau Wizard Mail Merge bisa pilih βUse an existing listβ, tapi jika belum punya pilih βType a new listβ.
- Pilih βType a new listβ dan klik βCreateβ.
- Setelah muncul tabel seperti ini, tinggal kamu isi data dari si penerima.
- Tekan βNew Entryβ jika ingin menambahkan penerima.
- Setelah itu tekan βOKβ dan save di folder.
Menyimpan Data Mail Merge - Jika sudah disave maka sistem akan muncul βMail Merge Recipientsβ list, bila ada daftar penerima yang tidak ingin kamu undang bisa hilangkan checklist.
Menghilangkan Salah 1 Data Mail Merge - Terakhir tekan βOKβ.
β‘οΈ Kalau sudah yakin tekan βNext: Write your letterβ untuk masuk ke step 4
Langkah 4. Menempatkan Data Mail Merge ke Dokumen
Karena pada tujuannya Mail Merge ini adalah membuat salinan dari surat yang sama ke beberapa penerima, Step 4 ini kamu disuruh untuk mengatur format dari data si penerima seperti nama dan alamat.
- Tempatkan dulu cursornya.
Tempatkan Kursor di Dokumen - Menuju ke βInsert Merge Fieldβ dan pilih sesuai format yang kamu inginkan.
Memasukkan Data Mail Merge - Klik βTittleβ,βFirst_Nameβ, βLast_Nameβ untuk memasukan indentitas nama.
Mulai Menata Data Mail Merge di Dokumen - Letakan cursor dibawahnya untuk menyisipkan βAddress Lineβ dan βCityβ.
Menambahkan Data Lain - Bila sudah pas, langsung saja ke step berikutnya dengan menekan βNext; Complete the mergeβ.
Proses Menata Data Selesai
Cetak surat hanya hitam putih tanpa warna ? Ikuti tutorial cara print hitam-putih Word tanpa warna sama sekali.
Langkah 5. Melihat Preview Mail Merge
Preview akan muncul untuk memastikan informasi yang sudah kamu insert benar atau salah. Gunakan panah β>>β untuk melihat preview surat lainnya.

β‘οΈΒ Jika dirasa sudah benar, maka klik βNext: Complete the mergeβ.
Langkah 6. Mencetak Hasil Mail Merge
- Tekan print untuk mencetak surat.
Mulai Mencetak Hasil Mail Merge - Nanti akan muncul dialog kecil lalu pilih βAllβ untuk mencetak semua surat.
- Terakhir pilih βOkβ.
Gimana mudah bukan ? Jika kamu masih merasa kesulitan dalam membuat mail merge, silahkan tulis pertanyaanmu di kolom komentar ya.
Mimin usahakan secepatnya untuk membalas komentarmu. Sekian dan sampai jumpa di tutorial selanjutnya.