Salah satu fitur yang bisa kita gunakan di Microsoft Word adalah Mail Merge. Bagi yang belum tahu, fitur ini dapat memudahkan user dalam membuat suatu dokumen misalnya surat, undangan, label, amplop, tag nama atau database lainnya yang memiliki satu isi namun ingin dikirim ke beberapa banyak penerima.

Perlu diperhatikan proses pembuatan Mail Merge ini terbilang sangat rumit karena disini kamu bakal menemukan 6 langkah yang harus diisi stau persatu, sehingga diperlukan ketelitian dan sering berlatih agar terbiasa dalam menggunakannya.

Cara Membuat Mail Merge di Word (Cukup 6 Langkah)

Berikut adalah tutorial step per step pembuatan Mail Merge di Microsoft Word :

1. Buka Microsoft Word yang sudah kamu siapkan atau buat yang baru.
2. Pilih menu ribbon “Mailings“.

   

3. Dan klik bagian “Start Mail Merge” setelah itu kamu tekan “Step-by-step Mail Merge Wizard“.

   

4. Setelah itu akan muncul panel disamping kanan untuk memulai langkah 1.

Langkah 1. Mulai Membuat Mail Merge di Word

Disini kamu akan disuguhkan dengan beberapa jenis dokumen, namun contoh kali ini kita akan pilih Letters lalu setelah itu tekan “Next : Starting document”.

Langkah 2. Memilih Dokumen yang Dijadikan Mail Merge

Pilih “Use the current document” karena disini kita sudah membuka dokumen yang akan dibuat mail merge-nya. Setelah kamu pilih kemudian tekan “Next : Select recipients” untuk melanjutkan step 3.

Bagaimana membuat garis kop surat di Word ? Belum tahu ? Ikuti cara membuat garis kop surat word.

Langkah 3. Memilih Data

Disini Word membutuhkan data si penerima sehingga nantinya sistem dapat secara otomatis menempatkan data setiap dokumen per dokumen. Jika kamu sudah punya list data yang dibuat di buku kerja Excel atau Wizard Mail Merge bisa pilih “Use an existing list”, tapi jika belum punya pilih “Type a new list”.

1. Pilih “Type a new list” dan klik “Create”.
2. Setelah muncul tabel seperti ini, tinggal kamu isi data dari si penerima.
3. Tekan “New Entry” jika ingin menambahkan penerima.
4. Setelah itu tekan “OK” dan save di folder.

   

5. Jika sudah disave maka sistem akan muncul “Mail Merge Recipients” list, bila ada daftar penerima yang tidak ingin kamu undang bisa hilangkan checklist.

   

6. Terakhir tekan “OK”.

➡️ Kalau sudah yakin tekan “Next: Write your letter” untuk masuk ke step 4

Langkah 4. Menempatkan Data Mail Merge ke Dokumen

Karena pada tujuannya Mail Merge ini adalah membuat salinan dari surat yang sama ke beberapa penerima, Step 4 ini kamu disuruh untuk mengatur format dari data si penerima seperti nama dan alamat.

1. Tempatkan dulu cursornya.

   

2. Menuju ke “Insert Merge Field” dan pilih sesuai format yang kamu inginkan.

   

3. Klik “Tittle”,”First_Name”, “Last_Name” untuk memasukan indentitas nama.

   

4. Letakan cursor dibawahnya untuk menyisipkan “Address Line” dan “City”.

   

5. Bila sudah pas, langsung saja ke step berikutnya dengan menekan “Next; Complete the merge”.

   

Cetak surat hanya hitam putih tanpa warna ? Ikuti tutorial cara print hitam-putih Word tanpa warna sama sekali.

Langkah 5. Melihat Preview Mail Merge

Preview akan muncul untuk memastikan informasi yang sudah kamu insert benar atau salah. Gunakan panah “>>” untuk melihat preview surat lainnya.

➡️ Jika dirasa sudah benar, maka klik “Next: Complete the merge”.

Langkah 6. Mencetak Hasil Mail Merge

1. Tekan print untuk mencetak surat.

   

2. Nanti akan muncul dialog kecil lalu pilih “All” untuk mencetak semua surat.
3. Terakhir pilih “Ok”.

Gimana mudah bukan ? Jika kamu masih merasa kesulitan dalam membuat mail merge, silahkan tulis pertanyaanmu di kolom komentar ya.

Mimin usahakan secepatnya untuk membalas komentarmu. Sekian dan sampai jumpa di tutorial selanjutnya.